Nyhedsbrev Nr. 1

Kære medlemmer! Vi har skrevet om det mange gange før, men problemet er desværre ikke blevet mindre. Vi modtager nemlig fortsat mange bestillinger og pengeoverførsler uden den fornødne identifikation, og bruger således ualmindelig lang tid på at dechifrere indbetaleren. Vi vil derfor endnu en gang forklare de gældende regler ved hjælp af nogle eksempler fra kontoudtoget.

Bestilling – Det er enorm vigtigt at alle bestillinger af medlemstilbud eller tilmeldinger til medlemsarrangementer foretages på den i nyhedsbrevet vedlagte servicekupon eller på den elektroniske kupon på vores hjemmeside på nettet. De danner nemlig grundlag for håndtering af ordrerne. Pengeoverførsel alene er ikke nok! Da banken sender os detaljeret kontoudtog kvartalsvis, foregår afstemning af bankkontoen kun lejlighedsvis, og der kan nemt gå en rum tid før kontoen afstemmes. Har man ikke afgivet ordre, er det meningsløst er sende os penge.

Betaling – Da foreningens likviditet ikke kan bruges til at finansiere medlemmernes køb, skal alle bestillinger forudbetales ved medsendelse af en check eller ved overførsel af pengene til vores konto i Danske Bank, Højbjerg Afdeling, reg.nr. 4629 kontonr. 4801 501 680. Det er påkrævet, at betaling foretages sammen med eller umiddelbart efter bestilling. Modtager vi ikke pengene senest 7 dage efter bestillingen, annulleres ordren.

Identifikation – Her går det virkelig galt. Selv et lille kendskab til opbygning af kontoudtog viser, at det ikke er lige meget hvad man skriver i feltet ”besked til modtager”, som ofte rummer maks. 20 tegn. Vi viser her et par eksempler med medlemmernes beskeder:

Her er en automatisk tekst som desværre ikke giver nogen mening. Men en lille kuvert til venstre for teksten signalerer, at der er gemt en identifikation, som vises på det detaljerede kontoudtog om nogle måneder, eller som kommer til syne når man åbner postering i netbanksystemet. Men med snesevise posteringer om ugen, er der enormt tidskrævende at undersøge sagen på den måde.

Her er i det mindste oplyst efternavnet, men hvad beløbet dækker skulle vi selv gætte os til (det har vi også gjort = 4 nytårstaffelbilletter). Vi har 16 medlemmer der hedder Jensen, så banken har hjulpet os med at spore indbetaleren. Det tog 2 dage.

Ovenstående betaling vil aldrig kunne spores. Vor bank undersøgte sagen og oplyste at den var foretaget som kontant kasseindbetaling. To billetter til taffelet blev aldrig sendt af sted, idet vi ikke ved hvem der skulle have haft dem. Medlemmet har endnu ikke henvendt sig.

Denne postering indeholder en detaljeret beskrivelse. Problemet er, at man skal hente den manuelt i systemet når man registrerer betalingen. Unødvendigt, for vi kan se at det er en kontingentfornyelse. Har man benyttet det modtagne indbetalingskort, ville medlemsnummer stå i teksten.

Her er intentionerne gode, men rækkefølgen af oplysninger er forkert, idet der mangler plads til hele medlemsnummer. Lykken ville være fuldendt hvis man var startet med medlemsnummeret.

Ovenstående overførsel er PERFEKT. Den indeholder alle nødvendige oplysninger til at registrere betalingen i den rigtige rækkefølge. Om man skriver varen eller navnet først, er underordnet, men husk venligst ALTID at begynde med medlemsnummeret. Og spild ikke plads på kommaer, punktummer og unødvendige fyldeord. Separér ordene med et enkelt mellemrum. Det er rigeligt!
Vi håber at disse eksempler hjælper medlemmerne til at foretage indbetallinger, som lettere kan registreres.